Logistique pour foires d'art et salons d'exposition

Les foires d’art imposent des contraintes logistiques sans équivalent dans le transport classique : créneaux de montage stricts imposés par l’organisateur, plusieurs galeries à coordonner simultanément sur le même site, démontages à effectuer en quelques heures après la fermeture. Un retard ou un dommage ne peut pas être rattrapé — le stand ouvre à heure fixe, avec ou sans vous.

Depuis 75 ans, nous gérons la logistique de galeries qui participent aux principales foires belges et européennes. Transport, groupage, montage, démontage, douanes, gestion post-vente : un seul interlocuteur pour l’ensemble du cycle.

Découvrez nos Solutions de Logistique pour Foires d’Art.

Transport groupé vers les foires

Pour chaque foire que nous desservons régulièrement, nous organisons des tournées groupées : plusieurs galeries partagent le même camion sécurisé vers le même lieu de foire. Le groupage réduit significativement le coût unitaire du transport pour chaque exposant, tout en maintenant les mêmes conditions de sécurité qu’un transport dédié.

Les tournées de groupage sont planifiées en amont de chaque grande foire. Contactez-nous dès que vous confirmez votre participation pour bénéficier des tarifs groupage.

Transport dédié

Pour les galeries qui exposent un volume important d’œuvres, des pièces de grande valeur ou des formats hors-gabarit, nous organisons des transports dédiés : un véhicule, un équipage, une seule galerie. Disponible vers toutes les destinations des foires européennes et internationales.

Montage et démontage de stand

Le montage d’un stand de foire n’est pas une installation ordinaire. Chaque œuvre a sa place, son accrochage, ses exigences. Nos équipes interviennent sur site pour :

Décaissage et vérification de l’état des œuvres à l’arrivée dans le hall
Accrochage et installation selon le plan de stand fourni par la galerie ou le galeriste
Installation de sculptures et objets à leurs emplacements définis
Coordination avec les équipes techniques de la foire pour le respect des règles du lieu

En fin de foire, nous assurons le démontage complet du stand : décrochage, remballage, chargement — dans les délais imposés par l’organisateur. Les œuvres invendues sont réacheminées vers la galerie, stockées chez nous ou expédiées vers la destination suivante.

Gestion post-vente

Après la fermeture d’une foire, les œuvres vendues doivent être livrées à leurs nouveaux propriétaires — souvent dans des pays différents, avec des formalités douanières distinctes. Nous gérons la phase post-vente pour les galeries qui nous confient leurs œuvres :

Livraison aux acheteurs en Belgique, en Europe et à l’international
Emballage et mise en caisse des œuvres vendues selon leur destination
Gestion des formalités douanières pour les acheteurs hors UE
Stockage temporaire des œuvres en attente de livraison dans notre entrepôt de Zaventem
Réacheminement des œuvres invendues vers la galerie d’origine ou la foire suivante

Stockage pré-foire et post-foire

Notre entrepôt de Zaventem, situé à proximité des principaux sites de foires bruxellois, offre une solution de stockage pour les galeries qui souhaitent acheminer leurs œuvres avant l’ouverture des halls de montage. Les œuvres sont réceptionnées, vérifiées et conservées dans les conditions appropriées jusqu’au début du montage.

Après la foire, les œuvres peuvent rester en dépôt le temps que les livraisons aux acheteurs soient organisées. Cette continuité entre transport, stockage et livraison finale évite les transferts intermédiaires et réduit les risques de manipulation.

Formalités douanières pour les foires hors UE

Pour les foires qui se déroulent hors de l’Union européenne — États-Unis, Royaume-Uni, Suisse, Émirats, Asie — les œuvres doivent être accompagnées des documents douaniers appropriés. Nous gérons :

Carnet ATA pour les exportations temporaires vers les foires hors UE — les œuvres reviennent sans droits ni taxes si elles ne sont pas vendues
Déclarations douanières pour les œuvres vendues sur place à des acheteurs locaux
Permis CITES si des œuvres contiennent des matériaux réglementés
Gestion post-Brexit pour les foires au Royaume-Uni (Frieze London, foires de Christie’s/Sotheby’s)

Quelques foires que nous desservons

BRAFA Art Fair, Art Brussels, TEFAF Maastricht, Frieze Art Fair & Frieze Masters, PAD Paris, Biennale Paris, The Armory Show, Context Art Miami, Salon Art + Design, Art Dubai, …

Coordination et calendrier

La logistique d’une foire se prépare plusieurs semaines à l’avance. Dès que vous confirmez votre participation, nous calons ensemble :

Date et heure de prise en charge des œuvres en galerie ou en entrepôt
Mode de transport — groupage sur tournée ou transport dédié
Documents douaniers — à préparer en amont pour les foires hors UE
Créneau de livraison au hall — selon le planning de montage communiqué par l’organisateur
Plan d’installation sur stand — fourni par la galerie avant le jour J
Gestion post-vente — destinations de livraison des œuvres vendues, retour des invendues

Plus vous nous contactez tôt, plus nous pouvons garantir le groupage et les meilleurs créneaux. Nous restons disponibles pour les demandes de dernière minute — mais dans les limites du calendrier de la foire.

Ils nous ont fait confiance

Nous avons choisi de travailler avec Embelco pour la logistique de ceramic brussels, et de leur confier cette mission pour les trois prochaines éditions.

L’équipe connaît parfaitement les contraintes d’une foire : des délais qui ne laissent aucune place à l’imprévu, des œuvres fragiles comme la céramique, un montage qui doit être prêt à l’heure d’ouverture. Du transport des pièces jusqu’à leur installation, tout a été anticipé et coordonné avec une vraie rigueur.

Ce qui nous a convaincus, c’est cette combinaison rare : le sérieux et l’expérience d’une maison présente depuis près de 80 ans, portés par une nouvelle génération qui partage notre envie de mettre en avant la jeune création contemporaine.

C’est rassurant de collaborer avec un partenaire qui comprend réellement la valeur et la fragilité des œuvres qu’il transporte. Nous recommandons vivement Embelco.

Gilles

-

Ceramic Brussels

Embelco has been a trusted logistics partner for Regency for many years. Their team consistently provides a professional, reliable and responsive service, with excellent communication and attention to detail throughout every stage of the process. We have always found them to be knowledgeable, flexible and committed to delivering the high standards that our clients expect. Embelco is a valued partner and one we are pleased to recommend.

Rupert

-

Regency

We regularly call on Embelco for their expertise in customs, their tailor-made logistics solutions, as well as for complex transportation and handling of artworks and design pieces. The team always provides effective solutions, even for the most specific cases, with excellent mastery of international customs procedures and the constraints related to art transport. Their experience is especially valuable when it comes to coordinating sensitive or technically complex operations. A reliable, responsive, and highly competent partner for international art transport and customs services in Belgium and around the world.

Nik Vandewyngaerde

-

Objects with Narratives

As an Old Master gallery operating between London and Brussels, we rely on Embelco for most of our fine art logistics — and they never disappoint. Their Brussels–London shuttle runs like clockwork, with secure, climate-controlled transport every time. Post-Brexit customs formalities — export documentation, temporary admission, VAT paperwork — are handled flawlessly. What could be a nightmare is completely seamless with their team. For BRAFA and TEFAF Maastricht, Embelco manages everything from collection and transport to on-site installation and return shipment. Their fair teams are responsive, careful, and understand the pressure of fair week. When we need overseas airfreight, they coordinate custom crating, airport handling, and destination logistics end to end. A trusted fine art transport and customs specialist. Highly recommended for any gallery, dealer, or collector shipping art internationally.

Philippe Henricot

-

Colnaghi

Nous avons choisi de travailler avec Embelco pour la logistique de ceramic brussels, et de leur confier cette mission pour les trois prochaines éditions.

L’équipe connaît parfaitement les contraintes d’une foire : des délais qui ne laissent aucune place à l’imprévu, des œuvres fragiles comme la céramique, un montage qui doit être prêt à l’heure d’ouverture. Du transport des pièces jusqu’à leur installation, tout a été anticipé et coordonné avec une vraie rigueur.

Ce qui nous a convaincus, c’est cette combinaison rare : le sérieux et l’expérience d’une maison présente depuis près de 80 ans, portés par une nouvelle génération qui partage notre envie de mettre en avant la jeune création contemporaine.

C’est rassurant de collaborer avec un partenaire qui comprend réellement la valeur et la fragilité des œuvres qu’il transporte. Nous recommandons vivement Embelco.

Gilles

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Ceramic Brussels

Embelco has been a trusted logistics partner for Regency for many years. Their team consistently provides a professional, reliable and responsive service, with excellent communication and attention to detail throughout every stage of the process. We have always found them to be knowledgeable, flexible and committed to delivering the high standards that our clients expect. Embelco is a valued partner and one we are pleased to recommend.

Rupert

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Regency

We regularly call on Embelco for their expertise in customs, their tailor-made logistics solutions, as well as for complex transportation and handling of artworks and design pieces. The team always provides effective solutions, even for the most specific cases, with excellent mastery of international customs procedures and the constraints related to art transport. Their experience is especially valuable when it comes to coordinating sensitive or technically complex operations. A reliable, responsive, and highly competent partner for international art transport and customs services in Belgium and around the world.

Nik Vandewyngaerde

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Objects with Narratives

As an Old Master gallery operating between London and Brussels, we rely on Embelco for most of our fine art logistics — and they never disappoint. Their Brussels–London shuttle runs like clockwork, with secure, climate-controlled transport every time. Post-Brexit customs formalities — export documentation, temporary admission, VAT paperwork — are handled flawlessly. What could be a nightmare is completely seamless with their team. For BRAFA and TEFAF Maastricht, Embelco manages everything from collection and transport to on-site installation and return shipment. Their fair teams are responsive, careful, and understand the pressure of fair week. When we need overseas airfreight, they coordinate custom crating, airport handling, and destination logistics end to end. A trusted fine art transport and customs specialist. Highly recommended for any gallery, dealer, or collector shipping art internationally.

Philippe Henricot

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Colnaghi

FAQ

Quelle est la différence entre un transport dédié et le groupage pour une foire ?

Le transport dédié réserve un camion exclusivement à votre galerie — plus flexible, recommandé pour les grands volumes ou les pièces à haute valeur. Le groupage partage un camion sécurisé entre plusieurs galeries qui vont vers la même foire — moins coûteux par œuvre, idéal pour les galeries qui exposent un nombre limité de pièces.

Gérez-vous le montage et le démontage du stand ?

Oui. Nos équipes interviennent sur site pour le décaissage, l’accrochage, l’installation de sculptures et objets — selon le plan de stand fourni par la galerie. En fin de foire, nous assurons le démontage complet dans les délais imposés par l’organisateur.