Logistiek voor kunstbeurzen en tentoonstellingen

Kunstbeurzen stellen ongeëvenaarde logistieke uitdagingen met zich mee, die niet te vergelijken zijn met klassiek transport: strikte installatietijden opgelegd door de organisator, meerdere galeries die tegelijkertijd op dezelfde locatie gecoördineerd moeten worden, en demontages die binnen enkele uren na sluitingstijd voltooid moeten zijn. Vertraging of schade kan niet worden ingehaald – de stand opent op een vast tijdstip, met of zonder u.

Al 75 jaar beheren wij de logistiek van galeries die deelnemen aan de belangrijkste Belgische en Europese salons. Transport, groupage, op- en afbouw, douane, nazorg: één aanspreekpunt voor de volledige cyclus.

Ontdek onze logistieke oplossingen voor kunstbeurzen

Groepeerd transport naar beurzen

Voor elke beurs die we regelmatig bedienen, organiseren we groepstransporten: meerdere galeries delen dezelfde beveiligde vrachtwagen naar dezelfde beurslocatie. Groepstransport verlaagt de eenheidskost van het transport voor elke exposant aanzienlijk, terwijl dezelfde veiligheidsvoorwaarden behouden blijven als bij een individueel transport.

De groupagetransporten worden gepland voorafgaand aan elke grote beurs. Neem zo snel mogelijk contact met ons op wanneer u uw deelname bevestigt om te profiteren van de groupagetarieven.

Speciaal transport

Voor galeries die een groot volume aan werken, stukken van grote waarde of buitenmaatse formaten tentoonstellen, organiseren wij speciaal vervoer: één voertuig, één bemanning, één galerie. Beschikbaar naar alle bestemmingen op Europese en internationale beurzen.

Opbouw en afbraak van stand

De opbouw van een beursstand is geen gewone installatie. Elk kunstwerk heeft zijn plaats, zijn ophanging, zijn eisen. Onze teams komen ter plaatse om:

Ontpakken en staat van de werken controleren bij aankomst in de lobby
Bevestiging en installatie volgens het standplan verstrekt door de galerie of de galeriehouder
Installatie van sculpturen en objecten op hun aangewezen locaties
Coördinatie met de technische teams van de beurs voor het respecteren van de regels van de locatie

En na de kermis zorgen wij voor de volledige demontage stand : afbreken, opnieuw inpakken, laden — binnen de door de organisator gestelde termijnen. Niet-verkochte werken worden teruggestuurd naar de galerie, bij ons opgeslagen of verzonden naar de volgende bestemming.

Afhandeling na verkoop

Na de sluiting van een kunstbeurs moeten de verkochte werken worden geleverd aan hun nieuwe eigenaren - vaak in verschillende landen, met aparte douaneprocedures. Wij beheren de nazorgfase voor galeries die ons hun kunstwerken toevertrouwen:

Levering aan kopers in België, Europa en internationaal
Verpakking en inlijsting van verkochte kunstwerken, afhankelijk van hun bestemming
Douaneformaliteitenbeheer voor kopers buiten de EU
Tijdelijke opslag van werken in afwachting van levering in ons magazijn in Zaventem
Herverdeling van onverkochte werken naar de oorspronkelijke galerie of de volgende beurs

Opslag vóór en na de beurs

Ons magazijn in Zaventem, gelegen nabij de belangrijkste beurslocaties in Brussel, biedt een opslagoplossing voor galerieën die hun kunstwerken willen aanleveren vóór de opening van de montagestands. De kunstwerken worden in ontvangst genomen, gecontroleerd en onder geschikte omstandigheden bewaard tot aanvang van de montage.

Na de beurs kunnen de werken in consignatie blijven in afwachting van de organisatie van de leveringen aan de kopers. Dit continuüm tussen transport, opslag en uiteindelijke levering vermijdt tussenliggende overdrachten en vermindert de risico's van manipulatie.

Douaneformaliteiten voor beurzen buiten de EU

Voor beurzen buiten de Europese Unie — Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Emiraten, Azië — moeten de werken vergezeld gaan van de juiste douanedocumenten. Wij regelen:

Douanepaspoort voor tijdelijke export naar beurzen buiten de EU — de werken keren terug zonder rechten of belastingen als ze niet worden verkocht
Douaneaangiften voor lokaal aan kopers verkochte werken
CITES-vergunning als werken gereguleerde materialen bevatten
Post-Brexit beheer voor beurzen in het Verenigd Koninkrijk (Frieze London, Christie’s/Sotheby’s beurzen)

Enkele beurzen die we bedienen

BRAFA Art Fair, Art Brussels, TEFAF Maastricht, Frieze Art Fair & Frieze Masters, PAD Paris, Biennale Paris, The Armory Show, Context Art Miami, Salon Art + Design, Art Dubai, …

Coördinatie en planning

De logistiek van een beurs wordt weken van tevoren voorbereid. Zodra u uw deelname bevestigt, plannen we samen:

Ophaaldatum en -tijd werken in galerie of magazijn
Vervoerswijzen — groupage op route of exclusief transport
Douanedocumenten — om vooraf voor te bereiden voor beurzen buiten de EU
Leveringsslot bij de hal — volgens het montageplan dat door de organisator is verstrekt
Installatieplan met de galerij geleverd voor de start
Afhandeling na verkoop — afleveradressen van verkochte kunstwerken, retourneren van onverkochte kunstwerken

Hoe eerder u contact opneemt, hoe beter we de concentratie en de beste tijdsloten kunnen garanderen. We blijven beschikbaar voor last-minute aanvragen - maar binnen de grenzen van het beursrooster.

Ze hebben ons vertrouwd

We doen regelmatig een beroep op Embelco vanwege hun expertise in douanezaken, hun logistieke oplossingen op maat, en voor het complexe transport en de behandeling van kunstwerken en designobjecten. Het team biedt altijd doeltreffende oplossingen, zelfs voor de meest specifieke gevallen, met een uitstekende beheersing van de internationale douaneprocedures en de beperkingen die gepaard gaan met kunsttransport. Hun ervaring is met name waardevol als het gaat om het coördineren van gevoelige of technisch complexe operaties. Een betrouwbare, prompte en zeer competente partner voor internationaal kunsttransport en douanediensten in België en over de hele wereld.

Nik Vandewyngaerde

-

Objecten met Verhalen

Als galerie in oude meesters, opererend tussen Londen en Brussel, vertrouwen we voor het merendeel van onze logistiek op Embelco — en zij stellen nooit teleur. Hun pendeldienst tussen Brussel en Londen werkt als een uurwerk, telkens weer met beveiligd en klimaatgeregeld transport. Douaneformaliteiten na de brexit — exportdocumentatie, tijdelijke invoer, btw-papieren — worden vlekkeloos afgehandeld. Wat een nachtmerrie kan zijn, verloopt volkomen zorgeloos dankzij hun team. Voor BRAFA en TEFAF Maastricht verzorgt Embelco alles van ophalen en transport tot installatie ter plaatse en retourzending. Hun beursteams reageren snel, zijn voorzichtig en begrijpen de druk tijdens een beursweek. Wanneer we overzeese luchtvracht nodig hebben, coördineren ze op maat gemaakte kisten, afhandeling op de luchthaven en de volledige logistiek tot aan de bestemming. Een betrouwbare specialist in kunsttransport en douanezaken. Sterk aanbevolen voor elke galerie, handelaar of verzamelaar die kunst internationaal verzendt.

Philippe Henricot

-

Colnaghi

We doen regelmatig een beroep op Embelco vanwege hun expertise in douanezaken, hun logistieke oplossingen op maat, en voor het complexe transport en de behandeling van kunstwerken en designobjecten. Het team biedt altijd doeltreffende oplossingen, zelfs voor de meest specifieke gevallen, met een uitstekende beheersing van de internationale douaneprocedures en de beperkingen die gepaard gaan met kunsttransport. Hun ervaring is met name waardevol als het gaat om het coördineren van gevoelige of technisch complexe operaties. Een betrouwbare, prompte en zeer competente partner voor internationaal kunsttransport en douanediensten in België en over de hele wereld.

Nik Vandewyngaerde

-

Objecten met Verhalen

Als galerie in oude meesters, opererend tussen Londen en Brussel, vertrouwen we voor het merendeel van onze logistiek op Embelco — en zij stellen nooit teleur. Hun pendeldienst tussen Brussel en Londen werkt als een uurwerk, telkens weer met beveiligd en klimaatgeregeld transport. Douaneformaliteiten na de brexit — exportdocumentatie, tijdelijke invoer, btw-papieren — worden vlekkeloos afgehandeld. Wat een nachtmerrie kan zijn, verloopt volkomen zorgeloos dankzij hun team. Voor BRAFA en TEFAF Maastricht verzorgt Embelco alles van ophalen en transport tot installatie ter plaatse en retourzending. Hun beursteams reageren snel, zijn voorzichtig en begrijpen de druk tijdens een beursweek. Wanneer we overzeese luchtvracht nodig hebben, coördineren ze op maat gemaakte kisten, afhandeling op de luchthaven en de volledige logistiek tot aan de bestemming. Een betrouwbare specialist in kunsttransport en douanezaken. Sterk aanbevolen voor elke galerie, handelaar of verzamelaar die kunst internationaal verzendt.

Philippe Henricot

-

Colnaghi

FAQ

Wat is het verschil tussen speciaal transport en groupage voor een beurs?

Exclusief transport reserveert een vrachtwagen uitsluitend voor uw galerie — flexibeler, aanbevolen voor grote volumes of waardevolle stukken. Groupage deelt een beveiligde vrachtwagen tussen meerdere galerieën die naar dezelfde beurs gaan — goedkoper per kunstwerk, ideaal voor galerieën die een beperkt aantal stukken tentoonstellen.

Regelt u de op- en afbouw van de stand?

Ja. Onze teams komen ter plaatse voor het uitgraven, de ophanging, de installatie van sculpturen en objecten — volgens het standplan van de galerie. Aan het einde van de beurs zorgen we voor de volledige demontage binnen de door de organisator gestelde termijnen.